Buscar la mejor estrategia posible para optimizar procesos de negocio, requiere  saber manejar de forma adecuada todos los activos posibles intentado ofrecer las mejores condiciones para lograr los objetivos deseados.

No hay duda que los empleados son uno de los activos más valiosos para cualquier negocio (por no decir el más importante). La correcta gestión y administración de su trabajo es vital.

Vinculado a esta tarea de administración de empleados, se sitúa como un recurso fundamental la gestión de turnos de trabajo.

La gestión de turnos ayuda a una empresa a fortalecer el rendimiento productivo y hacer un seguimiento de todos los turnos y capacidad de los empleados.

No solo añadir turnos a un trabajo es suficiente, lo más complicado es crear un buen sistema de turnos de trabajo que ayude a los empleados y fortalezca la productividad de la empresa.

Implantar un óptimo sistema de gestión de turnos es tendencia en las empresas ¡Hablemos de ello!

¿Por qué es tan necesario un buen sistema de gestión de turnos?

Muchas empresas tienen implantado sus puestos de trabajo a turnos. Esta necesidad varía dependiendo del tipo de negocio. Un claro ejemplo puede ser un negocio de hostelería, que tiene sus puertas abiertas durante muchas horas, y requiere de varios turnos para cubrirlas adecuadamente.

De hecho podemos enumerar algunos tipos de turnos que se dan en la actualidad en el seno organizativo de las empresas:

• Discontinuo. Actividad productiva dividida en dos turnos: mañana y tarde. Las noches y el fin de semana la producción se detiene.
• Semi-continuo. Tres turnos: mañana, tarde y noche. La actividad se interrumpe de forma semanal, siendo los domingos con descanso.
• Continuo. Tres turnos: mañana, tarde y noche. La actividad productiva se cubre en su totalidad, 24×7.

La idea no es tan sencilla como escoger un turno y aplicarlo en determinado proceso productivo.

Una mala gestión de estos turnos puede conllevar todo lo que no se desea, empleados poco motivados y estresados y una progresiva baja de rendimiento y productividad.

Es en este punto, donde aparece la importancia de poseer y crear un buen sistema de gestión de turnos, capaz de desgranar las necesidades adecuadas para el tipo de empresa y capital humano que posea.

Objetivo de implementar un buen sistema de gestión de turnos

El objetivo principal de un sistema de gestión de turnos es buscar la máxima eficiencia aprovechando de la mejor manera los recursos.

Con un sistema de gestión de turnos te aseguras de estar ofreciendo las mejores condiciones de trabajo y el mayor músculo productivo para tu empresa. Además se recopilará una gran cantidad de información valiosa para optimizar el funcionamiento de tu empresa.

La gestión de turnos no son es una idea a disponer de un modo aleatorio, ha de ser visto como un planteamiento estratégico más de la empresa.

Ventajas de disponer de un sistema de turnos de trabajo organizado

La gestión de los turnos y de la fuerza laboral puede definirse como una gran ventaja competitiva y necesaria para sobrevivir en un duro mercado.

Implantar un sistema de gestión de turnos, tan solo añade ventajas:

• Asegura que las personas adecuadas hagan las tareas correctas, en el momento correcto y en el lugar correcto. Como resultado, aumentarán el rendimiento y la productividad dentro de la empresa.
• Ayuda a analizar la situación actual en tu empresa. Como resultado, se puede maximizar los recursos y reducir los costes de mano de obra, todo sin disminuir la calidad del trabajo.
• Ayuda a cumplir con la reglamentación incluida en el Estatuto de Trabajadores en relación a los turnos de trabajo. Cumpliendo de forma legal y favorable para tu empresa.

Como resultado final, ayudará a tu empresa a crecer, no solo en productividad, sino también aumentará tu reputación profesional.

Cómo organizar los turnos de trabajo

Como ya hemos mencionado anteriormente, la gestión y organización de los turnos de trabajo no es una tarea sencilla. Especialmente en la mediana y grande empresa.

Con un sistema de gestión de turnos de trabajo, el manejo de los factores y las partes interesadas  se hace más transparente y efectivo.

¿Por dónde empieza todo? Comentemos algunas tareas básicas a realizar con un sistema de gestión de turnos para una correcta organización:

Recopilación de información

¡La información es poder! Y en el ámbito empresarial mucho más. Recopilar todo tipo de información sobre las diferentes tareas y el gasto de tiempo en ellas, la productividad de los trabajadores en cada tarea y  franja horaria, así como las situación personal de los trabajadores y su disposición más favorable a unas horarios u otras, puede ser determinante para crear un buen sistema de turnos que también pueda satisfacer  a los empleados.

Pronóstico de la carga de trabajo

Gracias al análisis de la información de los seguimientos es posible desarrollar predicciones tan importantes como las relacionadas con la carga de trabajo presente y futura. Teniendo unos datos claves para la organización de personal.

Cálculo de requisitos de personal

Al igual que en el punto anterior, la información recabada en los diferentes monitorizaciones y seguimiento facilita la identificación del ineficaz uso del tiempo en determinadas tareas y, tal vez, incluso si no se cumple con los plazos.

Esto, por ejemplo, sería una clara indicación de que es posible que se deba contratar a más personal para ayudar con la carga de trabajo en el futuro.

Creación de horarios y calendarios del personal

A través de los datos e información, se tiene la perspectiva real del trabajo y el capital humano disponible, favoreciendo la correcta programación del personal y sus tareas.

Evaluación del rendimiento

La correcta gestión de turnos también incluye una importante evaluación del rendimiento de los empleados: control de nuevos empleados, objetivos alcanzados, bajadas de rendimiento…

Pero además de estas tareas, un sistema de gestión de turnos aporta mucho más:

• Resolución de problemas. Ayuda a recopilar y organizar información en torno a un problema particular y ofrecer la mejor solución posible.
• Procesamiento de la información. Organizar información en torno a un procedimiento o política particular que necesite mejorarse.
• Evaluación del personal y equipo. Tareas destinadas a evaluar al personal actual para determinar el tipo de personal que se necesitará en el futuro.
• Análisis financiero. Analizar los gastos relacionados con el equipo y el personal en relación con los ingresos, para encontrar margen de mejora.
• Supervisión de los cambios. Seguimiento y análisis de los cambios efectuados en  los turnos (horarios, personal, etc…) asegurándose de que los cambios aceptados se lleven a cabo de acuerdo con el plan y que traigan los resultados prometidos.

Como se puede ver, organizar los turnos de trabajo de una empresa conlleva una máxima implicación interna con las partes interesadas.